먼저 정할 것등록자는 늘었는데 식사 보장 인원은 아직 바꾸지 않았습니다. 프로그램이 늦어지면서 연회팀도 언제 배식을 시작해야 할지 기다립니다. 식음 운영에는 별도의 확정 기록이 필요합니다.
등록 인원과 식사 제공 인원을 구분합니다
행사 등록자 수를 그대로 식사 수량으로 전달하면 식사를 신청하지 않은 사람이나 별도 식사가 필요한 스태프까지 섞일 수 있습니다. 사무국은 참가자 식사 신청, 연사·VIP 제공, 운영인력 식사를 나누고 어느 인원까지 발주에 포함할지 정해야 합니다.
BEO는 호텔·베뉴가 연회 공간과 식음, 설치, 시간 등을 실행하도록 정리한 지시 문서입니다. 기획사의 전체 운영계획서를 대신하지는 않습니다. 베뉴마다 양식과 확정 절차가 다르므로 문서 이름보다 실제로 누가 어떤 지시를 받는지 확인하세요.
인원과 시간에는 확정 기준을 함께 씁니다
'점심 200명'이라는 한 줄로는 배식 준비를 끝내기 어렵습니다. 200명이 현재 신청한 수인지, 비용 산정에 쓰는 보장 인원인지 구분해야 합니다. 변경 가능한 시점과 추가 인원 처리 조건도 베뉴 회신으로 확인합니다.
| 항목 | 사무국이 전달할 내용 | 베뉴와 확인할 조건 |
|---|---|---|
| 식사 수량 | 대상별 신청 수와 확정 수 | 보장 인원·변경 마감·추가 비용 |
| 배식 시각 | 참가자 도착과 프로그램 종료 예상 | 준비 완료·배식 시작·종료 시각 |
| 식이 요청 | 제공에 필요한 요청과 전달 방식 | 대응 가능 메뉴와 제공 담당 |
| 현장 변경 | 지연·수량 변경을 요청할 사람 | 승인자와 수정 문서 배포 방법 |
해외 케이터링 자료의 팁이나 서비스 요율을 국내 행사에 그대로 넣지 마세요. 국내 견적에서는 세금, 서비스 비용, 장비·인력 포함 범위를 실제 제안서와 계약 조건으로 확인합니다. 예산표와 BEO에 같은 수량 기준이 쓰였는지도 대조해야 합니다.
특이 식사는 수량과 전달 방법까지 준비합니다
식이 요청을 받았다면 메뉴 준비 여부뿐 아니라 현장에서 누가 어떻게 받을지 정합니다. 일반 배식 줄에서 참가자가 여러 번 사정을 설명하게 하지 않도록, 필요한 안내와 확인 담당자를 따로 마련하세요. 개인의 상세한 사유를 전체 운영 명단에 적을 필요는 없습니다.
메뉴나 재료에 관한 답변은 조리·식음 담당자의 확인을 받아 안내합니다. 행사 스태프가 현장에서 추측해 답하지 않도록 문의 경로를 공유하세요. 제공 가능한 범위와 아직 확인 중인 항목을 구분하면 참가자도 이용 방법을 판단하기 쉽습니다.
무대 진행이 늦어졌을 때 바꿀 항목을 정해둡니다
세션이 지연돼도 배식 시간을 자동으로 늦출 수 있는 것은 아닙니다. 사무국은 진행 책임자가 지연을 결정하면 연회 담당자에게 먼저 연락하고, 음식 준비와 공간 사용 조건을 확인한 뒤 안내 시각을 수정합니다. 바뀐 시간은 사회자, 동선 안내팀, VIP 응대팀에도 전달해야 합니다.
행사 전 최종 확인에서는 BEO의 버전과 승인자, 수량, 공간, 배식 시각을 운영계획과 나란히 봅니다. 종료 후에는 실제 제공 수량과 추가 요청, 청구 내역을 대조하세요. 식사 신청 수와 제공 수가 달랐다면 다음 행사 수요 예측에 쓸 수 있도록 이유도 남깁니다.
