참가사 매뉴얼: 제출·신청·반입 마감 한눈에 정리하기

참가사 담당자가 먼저 찾는 정보는 제출 항목과 마감일입니다. 신청, 자료 제출, 제작, 반입, 운영, 철거 순서로 필요한 일을 정리해주세요. 첫 페이지에서 마감과 제출처를 확인하고 세부 규정으로 넘어갈 수 있으면 문의할 일도 줄어듭니다.

작업마다 기한이 여러 개라면 구분합니다. 자료 제출 마감, 수정 마감, 최종 확정일은 서로 다릅니다. 신청서를 보냈는데 승인이 필요한 상태라면 “제출 완료”가 제공 확정으로 보이지 않아야 합니다.

위 표의 일정은 실제 행사장과 공급사 조건으로 채워야 합니다. 다른 전시의 날짜와 규정을 복사해 이번 행사에 적용하지 않습니다.

참가사가 전기 추가 신청을 했어도 용량과 배치 확인이 남을 수 있습니다. 접수, 검토, 보완 요청, 확정의 상태와 다음 담당자를 정하세요. 신청 기록이 있는지 찾기 위해 메일함과 메신저를 모두 뒤져야 한다면 기준 대장이 필요합니다.

사무국은 접수 번호와 버전, 최종 요청 내용을 관리합니다. 참가사가 같은 내용을 다른 경로로 다시 보냈을 때 신규 요청인지 수정본인지 확인할 수 있어야 합니다. 확정 범위가 바뀌면 어느 요청을 대체하는지도 남깁니다.

늦은 요청에 무조건 가능하다고 답하면 현장에서 제공할 수 없는 일이 남습니다. 제작과 시설 담당자에게 확인해야 할 항목, 추가 검토가 필요한 조건, 대체안을 구분하세요. 처리 가능 여부와 비용은 실제 확인 후 안내합니다.

반복 문의는 안내를 고칠 단서입니다. “자료 어디에 있나요?”가 많으면 첫 페이지의 링크와 파일명을, “신청했는데 왜 안 되나요?”가 많으면 확정 절차를 살펴보세요. 참가사 담당자가 바뀔 때도 최신본과 현재 상태를 한 번에 인계받을 수 있어야 합니다.

반입 당일에는 긴 모집요강보다 차량 진입 위치와 시간, 출입 조건, 현장 연락처가 먼저 필요합니다. 준비 단계의 상세 매뉴얼과 별도로 당일 필요한 정보를 모아주세요. 변경 안내를 보낼 때는 수정일과 달라진 항목부터 보여주는 게 좋습니다.

콩콩프렌즈와 등록·현장 운영을 협의할 때도 참가사 요청의 처리 현황과 담당자가 정리돼 있으면 필요한 지원을 구체적으로 설명할 수 있습니다. 다음 매뉴얼 첫 페이지에는 해야 할 일, 마감, 완료 확인, 담당자 네 칸부터 넣어 보세요.