먼저 정할 것단체등록은 담당자 한 명이 신청하고 여러 사람이 참석합니다. 결제는 끝났는데 참석 명단이 아직 안 왔거나, 행사 전날 참석자가 바뀌기도 하죠. 신청 건과 참석자별 정보를 구분해두면 이런 변경을 처리하기 수월합니다.
단체 신청 건과 참석자 명단은 따로 관리합니다
단체 신청을 한 대표자가 실제로 참석하지 않을 수도 있고, 일부 참석자만 바뀔 수도 있습니다. 비용을 처리할 신청 건과 현장에 올 사람의 명단을 나눠 관리해야 하는 이유입니다. 단체 신청번호와 참석자번호를 구분해두면 변경된 사람이 누구인지 확인하기도 편합니다.
회사명만으로 묶으면 같은 회사의 부서별 신청을 구별하기 어렵습니다. 이름만으로 참석자를 찾으면 동명이인과 대체 참석자 문제도 생깁니다. 시스템에서 단체 신청과 참석자에게 각각 어떤 번호를 부여하는지 확인하세요. 수기로 관리한다면 참석자마다 어느 단체 신청에 속하는지 적어 둡니다.
| 단위 | 필요한 상태 예시 | 담당 업무 |
|---|---|---|
| 단체 신청 | 접수·승인 대기·확정·변경 | 비용 승인과 대표자 연락 |
| 개별 참석자 | 명단 미제출·등록·취소·대체 | 안내와 입장 준비 |
| 결제·정산 | 확인 대기·확인 완료·조정 검토 | 비용 확인과 증빙 |
| 현장 기록 | 미방문·입장·재입장 | 실제 참석 확인 |
참석 확정과 입장 기록을 하나의 체크 표시로 대신하지 않습니다. 다섯 명분의 비용을 확인했더라도 다섯 명이 모두 현장에 왔는지는 별도로 확인해야 합니다.
참석자 이름을 나중에 받는다면 마감을 정해두세요
일단 인원만 신청하고 이름은 나중에 보내는 단체도 있습니다. 명단을 언제까지 받을지, 늦으면 어디로 연락할지 미리 안내해주세요. 명찰 제작과 세션 예약이 있다면 해당 작업 전에 명단을 확정할 시간이 필요합니다.
대표자가 명단을 수정할 수 있다면 수정 가능 항목과 기한을 설명하세요. 각 참석자가 직접 확인하거나 선택해야 할 정보는 어떤 방법으로 받을지 따로 정합니다. 정보와 동의의 처리 방식은 실제 운영 범위에 맞춰 검토합니다.
대체 참석자가 오면 QR과 세션 예약도 확인합니다
단체 신청 G-01의 참석자 P-03이 다른 직원으로 바뀐 경우를 예로 들어 보겠습니다. 기존 사람의 이름만 수정하면 이전 안내와 QR, 세션 예약이 누구에게 속했는지 추적하기 어렵습니다. 대체 전후 관계, 변경 시각, 승인자를 남기고 사용할 입장 수단과 예약을 확인해야 합니다.
이미 발급된 입장 정보가 어떻게 처리되는지 공급사에 시험을 요청하세요. 취소자의 접근이 막히는지, 새 참석자에게 필요한 안내가 전달되는지, 명찰 재출력은 어떤 권한으로 하는지 확인합니다. 특정 기능이 없다면 현장에서 누가 무엇을 확인할지 수기 대안을 준비합니다.
대표자와 참석자에게 필요한 안내를 나눠 보냅니다
대표자에게는 인원, 비용 확인, 명단 제출과 변경 마감을 안내합니다. 참석자에게는 자신의 참가 상태, 일정, 위치와 입장 준비를 전달합니다. 같은 내용을 양쪽에 모두 보내야 할 때도 누가 무엇을 해야 하는지 분명히 적어 주세요.
종료 후에는 단체별 확정 인원과 실제 참석을 대조하되, 개인의 출결 자료를 제공할 권한과 범위도 확인합니다. 단체 신청의 편의가 불필요한 정보 공유로 이어지지 않도록 관리합니다. 다음 등록표에는 단체 신청번호와 참석자번호를 각각 두고, 변경 한 건을 처음부터 끝까지 시험해 보세요.