MeetFlow 상담회: 시간표 편성과 당일 변경·노쇼 대응

확정한 시간표와 당일 진행을 함께 관리합니다

상담회 시간표가 완성돼도 현장의 일은 남습니다. 참가자는 다음 부스를 찾고, 운영자는 늦게 온 사람과 빈자리를 확인합니다. 미팅이 길어지면 다음 상담에도 영향을 줍니다. MeetFlow는 미팅 일정을 편성하고 현장 진행 상황을 확인하는 솔루션입니다.

관리자는 부스와 시간대를 기준으로 미팅을 배치하고, 참가자는 자신의 일정을 모바일로 확인합니다. 현장 안내 화면과 운영 콘솔에서 진행·완료·대기 상태를 살피고, 종료 후에는 만족도와 후속 협력 의사를 정리할 수 있습니다.

사전 매칭과 현장 일정 운영의 역할을 구분합니다

MeetFlow를 고를 때의 핵심 질문은 “확정된 만남을 현장에서 어떻게 진행할까?”입니다. PulseMatch는 참가자 정보와 조건을 바탕으로 만날 대상을 찾는 과정에, MeetFlow는 시간과 장소를 정하고 진행 상황을 확인하는 업무에 초점을 두고 검토할 수 있습니다. 함께 구성할 때는 참가자 정보와 미팅 일정이 두 시스템에서 제대로 연동되는지 확인합니다.

배정·변경·완료 기록을 준비합니다

실제 운영에서는 총 미팅 수보다 한 라운드에 몇 건을 동시에 진행하는지가 중요합니다. 누가 언제 어디서 만날지 먼저 정하고, 현장에서 변경할 수 있는 담당자와 변경 마감도 정합니다.

노쇼가 생겼을 때 재배정 기준을 정합니다

빈자리가 생기면 즉석에서 누구나 넣기보다 대체 참가자를 부를 기준이 필요합니다. 몇 분까지 기다릴지, 대체 미팅은 남은 시간만 사용할지, 상대방에게 어떻게 안내할지를 정하세요. 변경은 운영 기록과 개인 일정에 함께 반영돼야 합니다.

미팅이 길어지면 해당 회차를 줄일지, 다음 회차를 옮길지 운영 책임자가 결정하고 참가자에게 안내합니다.

예정·진행·완료 상태를 나눠 보고합니다

미팅 100건이 편성됐다는 것과 100건이 완료됐다는 것은 다릅니다. 예정 건수, 실제 완료, 취소·노쇼, 만족도 응답 수, 후속 협력 희망을 나누어 보세요. 상담 결과가 남아야 행사 후 담당자가 다음 연락을 시작할 수 있습니다.

처음부터 긴 상담 일지를 작성하도록 할 필요는 없습니다. 관심 분야, 협력 가능 단계, 후속 미팅 필요 여부와 담당자를 짧게 적도록 하면 기록을 모아 후속 연락에 활용하기 쉽습니다. 통역 자동 배정처럼 별도 요구가 있는 기능은 공급 범위를 구체적으로 확인합니다.

상담회 조건과 현장 지원 범위를 정리합니다

행사 목적, 참가자 유형, 테이블 수, 한 미팅의 길이, 이동 방식, 통역 유무를 알려 주세요. 한 회차를 실제처럼 돌려 보고 개인 일정·현장 안내·관리자 화면에 같은 변경이 보이는지 확인하면 준비의 빈틈을 찾을 수 있습니다.