솔루션 소개·활용 가이드온라인으로 신청은 받았는데, 현장에서는 엑셀 명단을 다시 찾고 있나요? 행사 끝나고 참석 인원까지 다시 세고 있다면 등록부터 체크인까지 어디서 정보가 끊기는지 확인할 필요가 있습니다.
어떤 문제를 해결하는 솔루션인가요?
신청 명단과 현장 참석 기록을 따로 관리하면 행사가 끝난 뒤 두 자료를 다시 대조해야 합니다. 등록·체크인 솔루션을 쓰면 신청자 정보와 현장 참석 여부를 함께 확인할 수 있습니다. 현장에서는 QR·바코드로 등록정보를 조회하고 명찰 배부에 필요한 내용을 확인합니다. 콩콩프렌즈는 등록·결제부터 알림톡 안내, 현장 체크인, 대시보드와 결과 분석까지 행사에서 필요한 업무를 확인한 뒤 적용할 기능과 지원 범위를 정합니다.
무료 설명회는 등록과 참석 확인부터, 유료 학술대회는 결제·명찰·세션 출결까지 필요한 기능을 골라봅니다. 결제 취소·환불과 현장 지원의 포함 범위도 함께 확인하세요.
기본 제공과 별도 준비할 범위를 확인합니다
아래 항목으로 등록과 현장 조회·출력에 필요한 구성을 검토할 수 있습니다. 전체 등록자 수와 개회 전 집중 도착을 구분해 전달하세요.
| 항목 | 적용 기준 |
|---|---|
| 목적 | 신청 명단에서 실제 참석 여부까지 확인 |
| 행사 유형 | 컨퍼런스·학술대회·취업박람회 |
| 규모를 판단할 조건 | 총 등록자 수·개회 전 도착 예상 인원·데스크와 프린터 수 |
| 주요 흐름·특징 | 온라인 등록→안내→조회·명찰→참석 기록 대조 |
| 확인할 성과 | 등록 대비 참석, 예외 건수, 입장 처리 시간 |
어떤 행사에 잘 맞을까요?
컨퍼런스는 개회 직전에 몇 명이 몰리는지, 학술대회는 등록 구분과 세션 출결이 필요한지부터 확인합니다. 취업박람회라면 사전 신청자와 현장 신청자를 함께 관리할 방법이 필요하고요. 초청 행사에서는 동반자를 어떻게 받을지도 정해야 합니다. 같은 등록 화면을 쓰더라도 준비할 일은 행사마다 달라집니다.
규모는 하루 총인원과 가장 붐비는 시간의 도착 인원을 함께 제시하세요. 등록 300명과 1,000명이라는 숫자만으로 데스크 수나 처리 속도를 확정할 수 없습니다. 한 사람이 여러 명의 명찰을 받는지, 이름을 수정하는지, 프린터를 공유하는지에 따라 실제 처리량이 달라집니다. 장비 수와 인력은 행사장 네트워크를 포함한 리허설에서 정하는 것이 좋습니다.
준비부터 당일 운영, 결과 정리까지
등록 화면을 만들기 전에 참가자를 어떤 유형으로 나눌지, 어떤 정보를 필수로 받을지부터 정합니다. 중복 신청은 어떻게 확인할지, 초청자와 동반자는 어떻게 등록할지, 안내 메시지는 언제 보낼지도 정해 주세요. 해외 참가자가 있다면 국내 휴대폰 번호와 다른 형식도 직접 넣어보는 게 좋습니다.
| 구분 | 활용 방법 | 운영자가 확인할 것 |
|---|---|---|
| 행사 전 | 등록 항목·대상 구분·QR 안내와 명찰 양식 준비 | 수정 마감, 중복 기준, 결제·환불 지원 범위 |
| 행사 중 | 참가자 조회, 참석 확인, 명찰 배부·재발급 | 일반 접수와 정보 수정·단체 출력 창구 분리 |
| 행사 후 | 등록자와 체크인 기록 대조, 참석 현황 보고 | 집계 마감 시각과 중복·취소·미참석 처리 기준 |
실제 사례: 등록과 실제 참석을 나눠 봤습니다
2026년 10월 21일 충청권 ICT 취업박람회에서는 사전등록·현장등록과 실제 참석을 구분해 결과 자료를 정리했습니다. 신청 명단과 현장 체크인 기록을 따로 남겨야 초청에 응한 사람과 당일 방문한 사람을 나눠 볼 수 있습니다.
행사 담당자는 등록 구분별 참석과 시간대별 도착을 보고 다음 초청 안내, 등록데스크 배치, 현장 접수 절차를 검토할 수 있습니다. 프로그램 참여와 후속 채용 결과는 별도로 확인해야 합니다.
신청과 실제 참석을 나눠 보는 리포트
실제 고객의 결과가 아닌, 자료를 읽는 방법을 설명하기 위해 만든 화면입니다.
- 유효 사전등록
- 80명 취소·테스트 등록 제외
- 사전등록자 중 참석
- 64명 같은 등록자 집단에서 확인
- 현장등록 후 참석
- 12명 사전등록자 참석과 별도 집계
| 받아볼 정보 | 확인할 점 | 이 정보로 판단할 일 |
|---|---|---|
| 등록 구분별 참석 | 사전등록·현장등록의 집계 대상을 구분합니다. | 초청 안내와 현장 접수 준비 중 어디를 보완할까요? |
| 시간대별 체크인 | 개회 전 도착이 몰린 구간을 확인합니다. | 등록 인력과 명찰 출력 장비를 언제 집중할까요? |
| 미참석·예외 처리 | 취소·대체 참석·재출력을 따로 확인합니다. | 다음 명단 마감과 예외 창구를 어떻게 준비할까요? |
실제 사례: WCE에서 필요했던 것은 예외 처리 자리였습니다
WCE 컨퍼런스 현장 피드백에는 명찰 분실, 단체 출력, 정보 수정, RFID 연결 누락과 네트워크 문제에 대한 대응이 남아 있습니다. 운영 담당자가 11번 데스크에서 단체 출력과 긴급 요청에 대응한 기록도 있습니다. 일반 체크인과 별도로 정보 수정이나 재출력을 맡을 담당자가 필요하다는 점을 보여줍니다.
RFID 명찰은 출력 후 참가자 정보와 태그가 연결됐는지 확인해야 합니다. 사전 출력·태그 부착·배부·재발급의 순서와 담당자를 함께 정하세요.
예시: 300명 포럼을 준비한다면
300명이 신청한 포럼을 예로 들어 보겠습니다. 개회 전에 도착이 몰리고 일부는 현장등록을 하는 상황입니다. 먼저 사전등록자에게 어떤 안내를 보낼지 정하고, 현장등록자는 어떤 항목만 입력할지 정합니다. 휴대전화에서 QR을 찾지 못한 사람을 위한 조회 방법도 준비합니다.
일반 데스크는 조회와 명찰 전달에 집중하고, 이름 수정·등록 구분 변경·단체 수령은 별도 담당자가 처리하도록 설계할 수 있습니다. 프린터를 몇 대 쓸지는 총인원만으로 정하지 않습니다. 명찰을 출력하고 전달한 뒤 참가자가 이동하기까지 걸리는 시간을 재고, 가장 붐비는 시간의 예상 도착 인원과 비교합니다.
행사 후에는 신청·취소·중복·참석 기록을 대조합니다. 시간대별 집계와 예외 처리 유형을 남겨 다음 데스크 구성에 활용하세요.
행사 후 무엇을 확인하고, 상담 전에는 무엇을 준비할까요?
행사가 끝나면 시간대별 체크인 수와 접수에 걸린 시간, 수정·재발급 건수, 장애로 멈춘 시간을 같이 남겨보세요. 등록자 중 실제로 몇 명이 왔는지도 따로 확인합니다. 지난 행사와 대기시간을 비교하려면 어디서부터 어디까지 쟀는지가 같아야 합니다.
첫 상담에는 행사일·장소, 사전등록 예상 인원, 현장등록 허용 여부, 도착 집중 시간, 명찰 종류, 세션 출결 필요 여부를 전달하세요. 여기에 운영 인력·프린터·소모품·네트워크·장애 대응·결과 파일까지 누가 제공하는지 적으면 견적을 같은 범위로 비교할 수 있습니다. 기존 명단을 공유할 때도 필요한 항목만 추려서 업무를 맡은 담당자에게 전달하세요.
