먼저 정할 것새 시스템에 명단은 들어갔지만 참가 구분이 바뀌고, 접수 당시 안내한 조건은 찾기 어렵습니다. 이관은 행 수보다 정보의 의미가 유지됐는지 확인하는 작업입니다.
옮길 파일보다 계속 써야 할 정보를 먼저 정합니다
시스템을 바꿀 때 전체 명단을 엑셀로 받는 것만으로 준비가 끝나지는 않습니다. 참가자 식별값, 신청 상태, 결제·취소 상태, 선택한 세션, 동의 기록과 수정 이력 중 다음 운영에 필요한 항목을 정하세요. 어떤 기록을 새 시스템에서 조회하고 어떤 기록을 별도로 보관할지도 결정해야 합니다.
기존 담당자와 새 공급사가 각 항목의 뜻을 함께 확인합니다. '완료'라는 값이 신청 완료인지 참가 승인인지 다를 수 있습니다. 출발 파일의 열 이름과 도착 시스템의 필드, 변환 방법, 검수 담당자를 대응표로 남겨두면 해석 차이를 발견하기 쉽습니다.
식별값과 상태값은 별도로 검수합니다
이름과 이메일만으로 같은 사람을 판단하면 동명이인이나 이메일 변경을 처리하기 어렵습니다. 기존 식별값을 계속 쓸지, 새 식별값과 어떻게 대응시킬지 정합니다. 단체 신청의 대표자와 참석자 관계도 이관 후 유지되는지 확인하세요.
| 검수 대상 | 확인할 질문 | 시험 데이터 예시 |
|---|---|---|
| 참가자 식별 | 같은 사람과 다른 사람을 구분하는가 | 동명이인·이메일 변경 |
| 참가 상태 | 신청·승인·취소가 같은 뜻인가 | 승인 대기·부분 취소 |
| 회차·동반 관계 | 신청 내역과 관계가 유지되는가 | 복수 세션·단체 명단 |
| 안내·동의 이력 | 당시 문안과 기록을 확인할 수 있는가 | 안내 버전이 다른 신청 |
기록의 보관·이용 범위는 실제 계약과 담당 부서의 기준을 확인합니다. 현재 수집 폼의 동의 문안으로 과거 기록을 일괄 덮어쓰지 않도록 주의하세요. 이관할 수 없는 기록이 있다면 위치와 조회 방법을 인수 문서에 남깁니다.
시험 이관에서는 행 수와 실제 업무를 함께 봅니다
원본과 이관 결과의 건수를 비교한 뒤, 유형별 표본을 골라 신청 조회·수정·취소·안내 발송을 시험합니다. 정상 명단만 옮겨보면 예외 상태가 누락되기 쉽습니다. 긴 소속명이나 빈 값, 복수 선택, 날짜와 시간대도 확인해야 합니다.
검수는 화면에서 보이는 값과 내려받기 파일을 모두 대상으로 합니다. 운영자가 보는 이름은 맞지만 집계 코드가 달라 결과보고에서 다른 유형으로 분류될 수 있습니다. 차이가 발견되면 원본 오류와 변환 오류를 구분하고, 수정한 대응표로 다시 시험하세요.
전환 중 들어오는 수정 요청을 어디서 받을지 정합니다
등록을 받는 중에 시스템을 바꾼다면 최종 추출 이후 생기는 신청과 수정도 처리해야 합니다. 접수를 잠시 멈출지, 변경분을 별도로 옮길지 공급사와 정하고 참가자에게 안내합니다. 두 시스템에서 동시에 수정하면 어느 값이 최종인지 알기 어려워집니다.
전환 계획에는 최종 추출 시각, 변경 접수 담당, 전환 승인자, 되돌릴 조건을 넣습니다. 운영을 시작한 뒤에는 원본 건수와 상태별 집계, 주요 업무 시험 결과를 인계하세요. 이관 완료의 기준은 파일을 받았다는 사실이 아니라 다음 담당자가 같은 업무를 이어갈 수 있는지입니다.