전시 철거·반납: 작업 구역과 대여 품목 인수 확인

관람이 끝났다고 모든 구역에서 바로 철거를 시작할 수 있는 것은 아닙니다. PEO와 운영사무국은 베뉴의 작업 조건, 관람객 퇴장 확인, 참가사의 포장·반출 순서를 담당 부서와 정해야 합니다. 실제 작업은 승인된 장소 운영 계획과 전문 담당자의 기준에 따라 진행합니다.

참가사, 장치·물류 업체, 대여 장비 업체가 각각 맡은 범위를 나눠두세요. 참가사 소유 전시품과 주최 측 대여품을 구분하고, 누가 품목을 인수하는지 확인합니다. 물품을 옮기는 사람과 반납을 승인하는 사람이 다를 수 있다는 점도 중요합니다.

철거 직전에 품목 목록을 만들면 케이블과 어댑터 같은 부속품이 빠지기 쉽습니다. 설치 인수 때 품목명, 식별 표식, 수량, 부속품과 상태를 남기고 반납 때 같은 목록으로 대조하세요. 여러 부스에 같은 장비가 있다면 위치도 기록합니다.

장비가 박스에 들어갔다고 반납 완료로 표시하지 않습니다. 수령 담당자가 품목과 상태를 확인한 시점을 남겨야 합니다. 파손이나 누락을 발견했다면 현장 사실과 확인자를 기록하고 비용 처리 여부는 계약과 담당자 확인에 따라 판단합니다.

참가사에는 철거·반출 가능 시간과 확인 창구, 차량 관련 안내를 전달합니다. 구체적인 작업 절차는 베뉴와 전문 업체가 승인한 내용으로 안내하세요. 현장 스태프가 임의로 작업 시작이나 차량 진입을 허용하지 않도록 책임자를 정합니다.

운영팀은 관람객 안내와 작업 문의를 구분해 배치합니다. 정상 반납을 처리하는 곳에서 분실·파손 협의까지 오래 진행하면 인수가 밀릴 수 있습니다. 별도 확인이 필요한 건은 요청 내용과 연락처를 남기고 담당자에게 넘기도록 준비합니다.

수량이 맞지 않거나 공간 확인이 끝나지 않은 건은 완료 목록에 섞지 않습니다. 현재 확인 사실, 보관 위치, 다음 연락 담당자와 시점을 남기세요. 현장을 떠나는 사람에게 구두로 부탁한 일도 공식 인수 기록에 반영해야 합니다.

최종 보고에서는 행사 폐장, 장비 반납, 공간 인수의 완료 상태를 구분합니다. 다음 행사에는 자주 빠진 부속품과 확인이 늦어진 구역을 설치 인수 목록부터 반영하세요. 철거는 행사 뒤의 잔업이 아니라 대여와 공간 사용을 마무리하는 별도 운영 업무입니다.