먼저 할 일수정 요청을 받으면 바로 반영한다고 답하기보다, 함께 바뀌는 파일·장비·시간·비용을 먼저 확인하세요. 승인받은 버전과 현장 반영 결과까지 한 기록에 남깁니다.
1. 요청 내용을 한 문장으로 적고 접수 번호를 붙이세요
누가 무엇을 언제까지 바꾸려는지 적고 최종 승인자를 확인합니다. 요청을 받았다는 회신과 일정·비용을 포함한 반영 승인은 구분하세요. 담당자가 확인해 답할 수 있는 회신 시각을 함께 알려 줍니다.
작성 예시: “CR-014로 접수했습니다. 세션명 수정이 명찰·안내 메일·현장 화면에 미치는 영향과 테스트 시간을 확인해 오늘 16시에 반영 가능 여부를 답변드리겠습니다.” 실제 지킬 수 있는 시간으로 바꿔 사용하세요.
2. 같이 수정할 파일과 업체를 표시하세요
등록 문항을 바꾸면 결과 파일이나 안내문도 달라질 수 있습니다. 아래 표에 이번 요청의 작업 담당자와 승인자를 넣으세요. 각 담당자에게 필요한 작업 시간과 추가 비용을 받아 한 번에 취합합니다.
| 작업 | 작업 담당자 | 승인 담당자 | 함께 확인할 항목 |
|---|---|---|---|
| 등록 문항 변경 | 등록 시스템 담당자 | 주최 측 지정 담당자 | 개인정보 안내·결과 파일 |
| 현장 화면 변경 | 송출 담당자 | 콘텐츠 승인 담당자 | 해상도·자막·LED 화면 비율 |
| 등록데스크 이동 | 현장 책임자 | 총괄 PM | 전원·네트워크·안내 표지·장비 운반 |
| 수정 완료 확인 | 테스트 담당자 | 변경 승인 담당자 | 기준 파일·장비·테스트 시나리오 |
3. 반영 방법과 추가 비용을 승인받으세요
본행사 전 수정, 현장 수동 처리, 다음 회차 반영 중 가능한 방법을 설명합니다. 각 방법에 필요한 작업·테스트·비용을 적고 발주처가 선택한 안을 기록하세요. 승인 전 파일과 승인 후 파일을 구분해 보관합니다.
4. 파일을 보낸 뒤 실제 화면과 출력물을 확인하세요
메신저 전송만으로 완료 처리하지 마세요. 현장 PC, 명찰, 안내 메일, 결과 파일 등 영향을 받는 곳을 담당자와 함께 확인합니다. 변경 번호에 반영 버전·완료 시각·확인 결과를 적고 발주처에 완료를 알립니다.
- 이전 파일을 현재 송출 폴더와 분리
- 수정이 빠진 화면이 있으면 담당자·완료일 기록
- 긴급 복구에 쓸 이전 승인본 위치 남기기