먼저 할 일삭감액을 모든 항목에서 같은 비율로 빼지 마세요. 꼭 유지할 접수·출결·발표 업무를 먼저 정하고, 비용을 뺐을 때 내부에서 대신할 일과 인력을 함께 비교합니다.
1. 예산에 어디까지 포함되는지 확인하세요
장소·식음·연출까지 포함한 전체 행사비인지, 시스템·장비·운영 지원에 쓸 예산인지 확인합니다. 설치·리허설·본행사·철수 일정을 적고 아직 정하지 못한 조건은 예상 범위와 확정일을 표시하세요.
2. 줄이면 진행이 어려운 업무를 먼저 남기세요
정시 입장, 필요한 출결 기록, 정상 발표처럼 이번 행사에서 꼭 지켜야 할 일을 주최사와 합의합니다. 선택 기능을 빼도 그 결과를 유지할 수 있는지 물어보세요.
작성 예시: 모바일 안내를 빼는 안을 검토한다면 인쇄물 준비·자료 배포·문의 응대를 누가 맡을지 적습니다. “기능 삭제” 옆에 “내부 담당자·추가 준비 시간”을 적어 비교하세요.
3. 절감 비용과 내부 업무를 같은 표에 적으세요
아래 항목별로 업체에 확인한 변경 금액을 적고, 내부에서 대신할 일을 붙입니다. 과거 견적의 단가를 이번 행사 가격으로 넣지 마세요. 장비 수량이나 지원 인력을 줄인 안은 혼잡 시간대와 장애 대응도 시험해야 합니다.
| 검토 항목 | 유지해야 할 결과 | 범위 조정 시 내부에서 맡을 일 |
|---|---|---|
| 모바일 안내 | 참가자가 일정과 자료를 확인할 수 있음 | 별도 안내물 준비·문의 응대 |
| 현장 운영 지원 | 예외 상황 판단·장비 문제 대응 | 사무국 교육·현장 담당자 확보 |
| 장비 배치 | 혼잡 시간대의 도착 인원을 처리할 수 있음 | 도착 시간 분산·동선 변경 효과 확인 |
| 사후 데이터 정리 | 합의한 결과 파일을 제출할 수 있음 | 원본 대조·수작업 담당자 지정 |
4. 바뀐 조건으로 견적과 승인을 다시 받으세요
선택한 안의 포함·제외 업무, 세금·배송·출장·발송 비용, 변경 승인 시점을 확인합니다. 원래 견적과 조정 견적을 각각 보관하고 승인자·승인일을 적으세요. 내부 담당자에게 새로 맡을 일도 함께 전달합니다.