먼저 할 일업체 견적을 받으면 설치·행사·철수 일정과 장비 수량부터 같은 조건으로 정리하세요. 각 항목을 포함·별도·제외·미정으로 표시하면 업체에 다시 물어볼 비용이 보입니다.
1. 모든 업체에 같은 행사 조건을 보내세요
참가자 수만 보내지 말고 설치일, 본행사 운영 시간, 철수 시간, 등록데스크 위치와 수량을 적으세요. 현장등록·정보 수정·명찰 출력 중 필요한 업무를 표시하고 답변받을 담당자를 정합니다.
작성 예시: 본행사 2일 / 사전 설치 1일 / 등록데스크 3곳 / 둘째 날 데스크 이동 1회. 이 조건을 모든 업체에 보내 설치·이동 인력과 전원·인터넷 비용을 포함하는지 묻습니다. 가격 예시가 아닌 비교 조건 작성 예시입니다.
2. 7가지 항목으로 견적서를 옮겨 적으세요
아래 표에 업체별 열을 추가해 금액과 포함 여부를 적습니다. 장비는 대수, 인력은 인원·시간, 메시지는 예상 발송 건수처럼 계산 단위도 함께 적으세요. 같은 항목명이라도 포함한 일이 다르면 업체에 설명을 요청합니다.
| 항목 | 확인할 내용 |
|---|---|
| 세팅·이용 기간 | 등록 시작일, 사전 테스트, 수정 횟수, 행사 종료 후 조회 기간 |
| 장비·소모품 | 단말, 프린터, 예비 장비, 용지, 배송·회수 |
| 인력·현장 지원 | 설치·교육·본행사·철수·원격 대기 시간 |
| 등록·출력 | 현장 등록, 이름 검색, 정보 수정, 명찰 재출력 |
| 메시지·외부 연동 | 발송 단가·예상 수량·실패 시 재발송·추가 설정 |
| 변경 조건 | 인원·일수·장소·기능이 바뀔 때의 비용 산정 기준 |
| 납품·정산 | 결과 파일 항목, 정정 가능 기간, 세금·부대비용 |
3. 빈칸과 별도 비용을 질문 목록으로 바꾸세요
빈 금액을 0원으로 처리하지 마세요. 포함인지, 제외인지, 조건이 정해져야 산정하는 비용인지 구분해 질문합니다. 답변은 이메일이나 견적 수정본으로 받아 비교표에 날짜와 함께 남깁니다.
- 부가세·배송·회수·출장·야간 작업 비용 확인
- 기본 수정 횟수와 추가 수정 단가 확인
- 행사 종료 후 받을 자료와 전달일 확인
4. 선택한 견적에 담당 업무까지 적으세요
총액이 낮아도 내부에서 대신할 일이 많을 수 있습니다. 업체가 설치·교육·운영·철수 중 어디까지 맡는지 적고, 나머지 업무의 내부 담당자를 정하세요. 발주 전에는 비교표와 최종 견적서가 같은 조건인지 다시 확인합니다.