먼저 할 일기획팀 인원과 행사장 전체 인력을 구분하세요. 등록·안내·장비·승인 업무를 나눠 담당자를 적고, 사람이 몰리는 시간에 겸임해도 되는지 확인합니다.
1. 시간표와 도면에 필요한 업무를 표시하세요
설치·개회·휴게·세션 전환·철수 시간표를 펼치고 장소별 할 일을 적습니다. PM 숫자만 보고 현장 전체 인원을 정하지 마세요. 사무국, 단기 스태프, 기술업체가 맡는 일까지 포함해야 빠진 역할을 찾을 수 있습니다.
2. 역할별 담당자와 승인자를 한 표에 적으세요
아래 역할표에 실제 담당자를 넣습니다. 등록 정보 수정과 입장 승인은 권한이 필요한 업무인지 확인하세요. 외부 업체에 맡긴 일도 현장에서 누구에게 연락할지 적습니다.
| 역할 | 주요 책임 |
|---|---|
| 기획·총괄 | 프로그램·예산·승인·발주처 협의 |
| 시스템 운영 | 등록 설정·데이터 확인·현장 예외 처리 |
| 현장 지원 | 참가자 안내·대기 줄 관리·물품 관리·장비 교체 지원 |
| 행사 후 업무 | 최종 집계·후속 연락·회고 |
작성 예시: 등록데스크: QR 확인·명찰 전달 / 별도 확인 담당: 이름 수정·재출력 요청 / 사무국 승인자: 명단 불일치·입장 승인 판단. 세 역할을 한 사람이 겸임한다면 동시에 요청이 왔을 때 누가 대신할지도 정합니다.
3. 혼잡 시간에 겸임 가능한지 직접 연습하세요
셔틀 도착, 명찰 재출력, 장비 오류를 같은 시간대에 넣어 연습합니다. 특정 담당자가 자리를 비우면 멈추는 업무가 있는지 확인하세요. 자동화 도구를 써도 승인·고객 응대·장비 교체처럼 사람이 맡을 일은 남습니다.
4. 시작 전 역할표를 공유하고 인계를 확인하세요
스태프에게 근무 위치, 시작·교대·휴식 시간, 연락할 책임자를 안내합니다. 인수인계할 때 미처리 요청과 장비 상태를 전달하게 하세요. 다른 행사 사례의 인원은 공간·프로그램·지원 범위가 비슷한지 확인한 뒤 참고합니다.