먼저 할 일자료를 받는 창구를 하나로 정하고 받은 원본·검수본·송출 승인본을 구분하세요. 파일이 바뀔 때는 메인·예비 PC와 통역·중계팀에 반영됐는지 확인합니다.
1. 연사에게 제출 방법과 수정 마감일을 안내하세요
세션·연사 식별값, 제출 링크, 파일 형식과 영상·음원 포함 여부를 안내합니다. 메신저나 현장 USB로 받은 수정본도 같은 관리대장에 기록하세요. 자료를 받는 사람과 최종 송출을 승인할 사람을 따로 적습니다.
2. 파일 버전과 전달 상태를 관리대장에 적으세요
아래 항목으로 자료대장을 만듭니다. 받은 원본을 보존하고 검수 중인 파일과 실제 송출할 파일을 분리하세요. 파일명에 “최종”을 여러 번 붙이기보다 세션·연사·버전으로 구분합니다.
| 항목 | 작성 예시·확인 기준 |
|---|---|
| 세션·연사 식별값 | S03 / SPK07처럼 발표 순서와 별도로 관리 |
| 파일·버전 | S03_SPK07_v04.pptx |
| 처리 상태 | 접수 → 검수 → 수정 요청 → 송출 승인 |
| 테스트 결과 | 영상·음원·글꼴·화면 비율 확인 |
| 승인·전달 이력 | 승인자·승인 시각·메인 PC·예비 PC 반영 여부 |
| 공유 범위 | 현장 발표·중계·녹화·번역 등 합의한 사용 목적 |
작성 예시: S03_SPK07_v04.pptx / 송출 승인 / 승인 시각 기록 / 메인 PC 반영 완료 / 예비 PC 확인 대기. 공개 배포가 가능한 파일인지는 별도 열로 적습니다.
3. 수정본을 실제 장비에서 다시 열어 보세요
글꼴, 영상, 음원, 화면 비율을 확인한 뒤 메인·예비 PC에 같은 승인본을 넣습니다. 통역·중계 담당자에게 변경된 쪽과 전달 시각을 알리세요. 예전 파일은 현재 송출 폴더에서 분리하되 복구할 위치를 남깁니다.
4. 행사 후 보관·공유 링크를 정리하세요
최종 송출본과 운영 기록을 합의한 범위에서 보관합니다. 참가자에게 줄 파일과 내부 검수 파일을 구분하고, 임시 링크의 접근 권한을 확인하세요. 다음 행사에는 비공개 발표자료 대신 자료대장 양식과 검수 순서를 재사용합니다.