먼저 할 일가장 붐비는 시간에 도착할 인원을 먼저 적고, 명찰 전달까지 걸리는 시간을 재세요. 이 두 값으로 등록데스크 수를 계산한 뒤, 명단 확인과 재출력 창구를 따로 정합니다.
1. 개회 전 15분 동안 몇 명이 오는지 적으세요
총 등록자 수와 행사 시간표, 셔틀 도착표를 함께 펼치세요. 사람이 몰릴 구간을 5분 또는 15분으로 나누고 각 구간의 예상 도착 인원을 적습니다. 전년도 기록이 없으면 예상값으로 표시하고 행사 당일 실제 도착 인원을 따로 기록하세요.
- 등록 마감 명단에서 취소자와 스태프 포함 여부 확인
- 셔틀·VIP·단체 입장 시간을 도면에 표시
- 예상 도착 인원을 확인할 사무국 담당자 지정
2. QR을 찾을 때부터 명찰을 받을 때까지 재세요
실제 스캐너·프린터·용지로 참가자 한 명의 접수를 처음부터 끝까지 시험하세요. QR 확인만 재면 명찰 출력과 전달 시간이 빠집니다. QR이 있는 경우와 이름으로 찾는 경우를 나눠 기록한 뒤 혼잡 시간대에 필요한 등록데스크 수를 계산합니다.
작성 예시: 15분에 300명 도착, 1인당 20초, 해당 시간의 80%를 접수에 쓴다고 가정하면 한 데스크는 900÷20×0.8=36명을 처리합니다. 300÷36을 올림해 9개로 계산합니다. 처리시간·공간·인력을 넣어 보는 계산 예시이며 대기시간이나 장비 성능의 보장값이 아닙니다.
3. 이름 확인·수정·재출력 창구를 나누세요
정상 QR 확인은 기본 등록데스크에서 계속 진행하고, 확인이 오래 걸리는 건은 별도 창구로 안내합니다. 어떤 경우에 이동시킬지, 어느 담당자가 승인할지 아래 표에 자신의 행사 담당자와 위치를 덧붙이세요.
| 상황 | 기본 등록데스크에서 할 일 | 안내할 곳 |
|---|---|---|
| 유효한 QR과 등록 정보가 일치함 | 확인 후 명찰 전달 | 행사장 입장 동선 |
| QR이 없거나 이름 검색이 지연됨 | 정해 둔 시간 안에 확인되지 않으면 별도 안내 | 직원 확인 데스크 |
| 등록 정보 수정 또는 중복 결제가 의심됨 | 임의로 정보를 수정하거나 결제 여부를 판단하지 않음 | 승인 권한이 있는 사무국 |
| 이미 입장했거나 명찰 재출력이 필요함 | 입장 기록과 출력 이력을 각각 확인 | 재출력 담당 데스크 |
- 등록 정보가 없는 참가자를 안내할 곳 지정
- 정보 수정·입장 승인·재출력 권한 확인
- 창구 간 이동 안내판과 스태프 멘트 준비
4. 리허설에서 계산과 실제 처리를 대조하세요
취소자·동명이인·재입장·재출력 요청을 포함한 시험 명단으로 연습합니다. 줄을 안내할 사람과 프린터 용지를 보충할 사람도 함께 움직여 보세요. 계산보다 늦어지면 등록데스크를 늘리기 전에 어느 작업에서 시간이 걸렸는지 확인합니다.
- 데스크별 전원·인터넷·프린터 연결 확인
- 가장 붐빈 시간의 도착·처리 인원 기록
- 행사 후 계산표에 실측값과 다음 개선점 추가
