먼저 할 일후원사가 알고 싶은 결과를 먼저 묻고 부스 방문·상담·자료 및 견적 요청을 따로 기록하세요. 전체 관람객 수를 개별 부스의 상담 성과로 쓰지 않습니다.
1. 후원사가 보고 싶은 결과를 행사 전에 물어보세요
인지도 확인, 제품 시연, 신규 상담, 기존 고객 미팅 중 어떤 결과가 필요한지 확인합니다. 부스 직원이 실제로 남길 수 있는 기록과 제출 날짜를 합의하세요. 연락처를 누구와 공유하고 어떤 연락에 쓸지도 함께 정합니다.
2. 부스 직원이 같은 기준으로 기록하게 하세요
QR 스캔, 경품 수령, 제품 설명, 상담 요청을 구분합니다. 상담한 내용과 다음에 보낼 자료를 기록하고, 확인하지 못한 예산이나 승인 권한을 추정하지 마세요.
작성 예시: 부스 방문 확인 → 제품 설명 → 자료 요청 → 영업 담당자에게 전달처럼 상태를 나눕니다. “명함 수집 1건”을 자동으로 “유효 상담 1건”으로 바꾸지 않습니다. 실제 성과 수치가 아닌 기록 방식 예시입니다.
3. 숫자마다 집계 기준과 기간을 적으세요
아래 표로 전체 관람객, 부스 방문, 유효 상담, 후속 요청을 나눠 보고합니다. 같은 사람이 여러 번 온 경우를 어떻게 셌는지 적으세요. 원본이 없거나 측정하지 못한 항목은 미측정으로 표시합니다.
| 지표 | 집계 기준 | 구분해야 할 수치 |
|---|---|---|
| 전체 관람객 | 행사 기간 내 중복을 제외한 관람객 수 | 개별 부스 방문자 수 |
| 부스 접점 | 합의한 방식으로 확인한 중복 제외 접점 수 | 전체 스캔 횟수 |
| 유효 상담 | 사전에 정한 기준을 충족한 상담 | 경품 수령자 수 |
| 후속 요청 | 자료·견적·미팅을 요청한 건수 | 수집한 전체 명함 수 |
| 영업 진행 | 담당자가 확인한 진행 상태와 확인일 | 계약으로 확정된 매출 |
부스 방문에서 후속 상담까지 연결하는 리포트
실제 고객의 결과가 아닌, 자료를 읽는 방법을 설명하기 위해 만든 화면입니다.
- 방문 기록
- 50건 스캔 횟수 기준 예시
- 상담 내용이 있는 기록
- 28건 방문 기록 중 담당자가 작성
- 자료 요청
- 12건 상담 기록 중 후속 요청 확인
| 받아볼 정보 | 확인할 점 | 이 정보로 판단할 일 |
|---|---|---|
| 방문·실제 상담 | 반복 스캔과 상담 없이 방문한 기록을 구분합니다. | 부스 방문을 어떤 대화로 연결할까요? |
| 관심 주제·요청 자료 | 참가자가 말한 내용과 담당자의 해석을 나눠 적습니다. | 제품 소개서와 시연 중 무엇을 보낼까요? |
| 담당자·연락 상태 | 정보 활용 동의와 전달 범위를 확인합니다. | 누가 언제 다음 상담을 이어갈까요? |
4. 후속 연락 결과와 다음 확인일을 남기세요
누가 자료를 보내고 언제 견적이나 미팅을 회신할지 정합니다. 영업팀이 상담 대상으로 확인한 고객과 계약한 고객은 따로 표시하세요. 아직 연락 전인 건과 확인 중인 건을 구분해 후원사에게 설명하고 다음 확인일을 남깁니다.
